2/ Kỹ năng làm báo cáo, thuyết minh tự động trên Word 2007
a) Đặt vấn đề:Bạn thường xuyên phải làm những báo cáo, thuyết có form giống nhau, chỉ khác nội dung ở một vài con số hay một vài câu chữ (nằm trong số cả trăm trang báo cáo thuyết minh). Không lẽ bạn lại phải tiêu tốn thời gian để tìm kiếm và sửa hay lập lại bằng cách copy, cut, paste những báo cáo, thuyết minh đó để có được một báo cáo mới. Cách đó chỉ dành cho các bạn có nhiều thời gian rảnh mà thội. Vâng! Có một cách giúp các bạn có thể tạo ra những báo cáo, thuyết minh đó chỉ trong nháy mắt, đảm bảo độ chính xác 100%. Và điều đó có nghĩa là nếu xếp bạn yêu cầu một báo cáo tài chính hay một bản thuyết minh trong 1 -2h đồng hồ thì bạn chẳng có gì phải sợ cả. b) Hướng dẫn cách làm:
Bạn cần chuẩn bị 2 file: 1 file Word gốc(báo cáo, thuyết minh gốc cần sửa mới) + 1 file excel (chứa những nội dung cần sửa)
Cách tạo file excel: Bạn cần nắm được những con số, những đoạn text cần thay trong file Word gốc -> lập một bảng excel tương ứng
b1) Nếu đó là thay thế những con số kết quả (được tính toán từ nhiều phép tính): hãy lập bảng tính toán để tạo ra những kết quả đó b2) Nếu đó là thay thế những đoạn text (hãy lập các đoạn text tương ứng trong các ô tương ứng của excel
Cách tạo link thay đổi: Bạn hãy tìm tất cả những chỗ cần thay thế trong file Word gốc, sau đó trở lại file excel và copy ô chứa nội dung tương ứng cần thay thế rùi chuyển qua file Word gốc chọn Paste/ Paste Special/ Paste Link chọn Unformated Text ...rùi ook. Làm tương tự cho các con số, các đoạn text khác cần thay thế. Sau đó save lại.
c) Cách sử dụng:từ lần sử dụng sau, khi muốn có thay đổi trong báo cáo, thuyết minh ở những vị trí đã chọn ở trên, ta chỉ việc làm thay đổi thông tin bên file excel rùi mở file Word đó lên, sẽ có thông báo hỏi chúng ta có update link không? Nhấn OK thế là OK, hi. Đã có một báo cáo, thuyết minh mới.
Lưu ý:nên lưu 2 file đó trong cùng một thư mục cho dễ quản lý và sử dụng. Nếu chưa có chức năng update thì Nhấp vào Office Button (góc trái Word) / Word option/ Advance / general tìm đến mục Update automatic links at open nhấn chọn (có thể tắt đi để không bị hỏi lúc mở file word gốc)
d) Phạm vi ứng dụng:ứng dụng cho các mẫu báo cáo tài chính công ty, cho các hồ sơ mời thầu của những đơn vị chủ đầu tư- cơ quan tư vấn, những báo cáo đã có form quy định của công ty, nhà nước...